De voordelen van geautomatiseerde boekhouding voor ondernemers

Inleiding

In een snel digitaliserende zakelijke wereld is efficiëntie van cruciaal belang voor het succes van elke ondernemer, van klein tot groot. Een van de manieren waarop bedrijven kunnen floreren in deze steeds veranderende omgeving is door over te stappen op geautomatiseerde boekhouding en API koppelingen tussen applicaties. Maar wat zijn hiervan de exacte voordelen en wat valt er voor voordeel te behalen?

Tijdsbesparing

Een van de meest voor de hand liggende voordelen van geautomatiseerde boekhouding is de aanzienlijke tijdsbesparing. Het elimineert de noodzaak van repetitieve handmatige taken, zoals het invoeren van gegevens en het verwerken van papieren facturen.

Minimalisatie van fouten

Met geautomatiseerde boekhouding worden fouten als gevolg van menselijk handelen drastisch verminderd. Het systeem voert namelijk automatische gegevensvalidatie uit, wat resulteert in nauwkeurige financiële gegevens. Hierbij wordt er automatisch rekening gehouden met o.a. het juiste BTW percentage, grootboek & relatietype. Daarnaast kan een systeem op statistische wijze een controle op fouten laten uitvoeren, waardoor er bijvoorbeeld enkel op basis van een steekproef een controle op de juistheid van de verwerking wordt uitgevoerd.

Realtime Inzicht

Doordat er automatische boekingen plaatsvinden hebben ondernemers altijd toegang tot realtime financiële informatie. Dit stelt hen in staat om weloverwogen beslissingen te nemen op basis van actuele gegevens.

Kostenbesparing

Door te investeren in geautomatiseerde boekhouding kunnen ondernemers besparen op kosten, zoals salarissen voor administratieve medewerkers. Waar voorheen meerdere personeelsleden benodigd waren om de administratie bij te houden, kunnen ondernemingen dit nu met minder personeel bewerkstelligen. Een andere optie welke door automatisering beschikbaar komt is het makkelijk uitbesteden van je volledige administratie. Waar dit voorheen erg prijzig was omdat ook de externe optie alles handmatig verwerkte, is dit tegenwoordig niet langer van toepassing. Hierdoor zijn boekhouders of accountants voordeliger in te huren dan vroeger en kunnen zij jouw volledige financiële administratie voeren. Een bijkomstig voordeel van het uitbesteden betreft de kennis van de externe partij waar je nu ook nog eens kunt profiteren.

Betere naleving van regelgeving

Het geautomatiseerde systeem zorgt voor naleving van belastingwetten en financiële regelgeving, door automatische toewijzingen van percentages, grootboeken en overige instellingen kunnen boetes worden voorkomen.

Verbeterde financiële besluitvorming

Geautomatiseerde boekhouding biedt krachtige tools voor gegevensanalyse, waardoor ondernemers trends kunnen identificeren, hierop in kunnen spelen en ook nog eens strategische beslissingen kunnen nemen. Waarbij dit voorheen minder makkelijk was.

Schaalbaarheid

Ondernemers kunnen door middel van automatisering gemakkelijk opschalen zonder zich zorgen te hoeven maken over het uitbreiden van hun administratieve afdeling. Waarbij één fulltime personeelslid extra een grote kostenpost had kunnen betekenen, is er bij automatisering enkel sprake van een lichtte toename in de kosten wegens opslag van gegevens en toename van verwerking.

Beveiliging van gegevens

Geautomatiseerde boekhoudsystemen bieden geavanceerde beveiligingsmaatregelen om de financiële gegevens van een bedrijf te beschermen. Zo is er 2FA beschikbaar voor inloggen, kunnen er extra wachtwoorden worden ingesteld en heeft niet iedereen toegang tot het online portaal.

Klanttevredenheid

Verbeterde boekhouding betekent ook snellere verwerking van facturen, wat de tevredenheid van relaties ten goede komt. Zo mis je als ondernemer nooit een factuur en de vervaldatum. Waardoor leveranciers altijd op tijd betaald worden en een goede relatie kan worden opgebouwd. Daarnaast heb je hierdoor als ondernemer beter inzicht in de nog openstaande verkoopfacturen en weet je van welke zakelijke relatie nog een betaling wordt verwacht.

Milieuvriendelijk

Geautomatiseerde boekhouding draagt daarnaast uiteraard bij aan het milieu door het verminderen van papierverbruik en afval. Facturatie kan hierdoor volledig digitaal.

Conclusie

In een snel digitaliserende zakelijke wereld kan het digitaliseren en automatiseren van de administratie verschillende voordelen opleveren. Het biedt tijdsbesparing, minimaliseert fouten, verbetert de financiële besluitvorming en draagt bij aan algehele kostenbesparing. Bovendien zorgt het voor naleving van regelgeving en bevordert het de groei van de onderneming.